Ведение реестра закупок

Реестром закупок называют специальный документ, где находится упорядоченная информация и сведения о закупаемой продукции и её поставщиках. Кроме того, туда могут вноситься данные о потребителях и заказчиках.

Наша цель - прояснить, как нужно правильно вести реестр закупок. Прежде чем приступать к работе, полезным будет изучить 73 статью Бюджетного кодекса. Имейте в виду, что законодательством не предусмотрена чёткая форма ведения реестра закупок. Так что делайте это, как Вам удобнее: на компьютере (к примеру, в программе Excel) или в специальной книге реестра закупок.

Ведение реестра закупок

Для эффективной работы необходимо сделать восемь колонок:

  1. - дата закупки;
  2. - способ закупки, дата и номер протокола решения комиссии;
  3. - номер договора или контракта и дата, когда он был составлен;
  4. - наименование закупаемой продукции;
  5. - информация о закупке продукции. Это наиболее расширенная колонка, которая содержит несколько подпунктов.
    • 5.1 - единицы измерения,
    • 5.2 - их количество,
    • 5.3 - стоимость единицы покупаемого товара,
    • 5.4 - заносится общая сумма закупки.

    В подпунктах указывается:

  6. - наименование поставщика. Запишите юридический адрес поставщика (если это юридическое лицо) или его место жительства (если это индивидуальный предприниматель). Также нужно указать ИНН в соответствии с учредительными документами или свидетельством.
  7. - обширная колонка. В ней указываются данные расчётного документа, поэтому она также делится на подпункты, в которых пишутся данные этого расчетного документа:
    • 7.1 - номер,
    • 7.2 - дата,
    • 7.3 - сумма.
  8. - кассовый расход: нарастающим итогом с начала года и название расчетного документа, например, кассовый чек.

Когда указываете дату закупки, то имейте в виду, что ей является дата, указанная в договоре на оказание конкретных услуг поставки.